Konferencja biznesowa to prestiżowe wydarzenie, które powinno być przygotowane w profesjonalny sposób. Nad organizacją takiego spotkania powinna czuwać kompetentna oraz doświadczona osoba, która zadba o każdy istotny szczegół. Jak zorganizować konferencję, aby na długo została w pamięci wszystkich gości?
Konferencja w kilku krokach
Organizacja konferencji to niełatwe zadanie, które wymaga podjęcia istotnych kroków. Droga zrealizowania takiego prestiżowego wydarzenia jest zawsze długa, kręta, pełna różnorodnych niespodzianek. Składa się ona z kilku etapów.
KROK 1 – wybór tematu przewodniego spotkania
Organizacja konferencji powinna zawsze rozpocząć się od wyboru tematu przewodniego. Najlepsze są takie motywy przewodnie, które są chwytliwe oraz wywołują emocje. Taka konferencja potrafi inspirować do działania, a to sprawia, że jej uczestnicy angażują się w poruszane tematy. Ważne jest zatem wymyślenie hashtagów w mediach społecznościowych oraz wydrukowanie odpowiednich plakatów i broszur.
KROK 2 – takie spotkanie tworzy zespół
Każdy organizator potrzebuje specjalnego zespołu, który będzie odpowiedzialny za poszczególne aspekty planowania, negocjacji oraz promocji. W jego skład powinny wchodzić osoby zajmujące się: planowaniem, administracją oraz marketingiem. Bardzo ważną rolę ogrywają też sponsorzy i wolontariusze.
KROK 3 – przygotowanie budżetu i biznesplanu
Posiadając szczegółowych informacji na temat finansów, przeznaczonych na organizację konferencji organizator może wybrać odpowiednie miejsce uwzględniające catering oraz aktywności, tj.: zabawy i imprezy integracyjne. Budżet z realistycznymi obliczeniami jest bardzo przydatny podczas negocjowania kosztów z dostawcami usług.
KROK 4 – znalezienie sponsorów i dotacji
Co prawda krok ten jest opcjonalny, ale warto z niego skorzystać zawsze, gdy jest to możliwe.
KROK 5 – ustalenie terminu konferencji
Planowanie konferencji należy zawsze rozpocząć co najmniej 6 miesięcy przed datą, aby każdy uczestnik mógł ją bezpiecznie zaplanować. Trzeba też określić czas trwania tego wydarzenia oraz to ile osób będzie w nim uczestniczyło. Bardzo ważne jest również to, aby wybrać taką datę, która nie będzie kolidowała z innymi ważnymi wydarzeniami. Warto unikać okresów wakacyjnych, gdyż wówczas mnóstwo osób wyjeżdża na urlop. Niezbyt dobrym terminem jest też weekend.
KROK 6 – wybór idealnego miejsca
Znając datę, można rozpocząć poszukiwanie takiego miejsca na spotkanie, które będzie idealne. Bardzo dobrym wyborem są hotele posiadające dobrze wyposażone sale konferencyjne oraz własny catering. Warto zawsze wybrać taki obiekt, który będzie położony z dala od zgiełku i hałasu, gdyż wówczas wszyscy uczestnicy będą mogli dobrze wypocząć, zrelaksować się oraz skupić się tylko i wyłącznie na sprawach poruszanych w trakcie konferencji. Atmosfera oraz klimat lokalu powinien pasować do grupy docelowej. Trzeba też pamiętać o tym, aby zorganizować transport umożliwiający wszystkim uczestnikom bezpieczne dotarcie na miejsce.
Sale konferencyjne w Pszczynie – prestiż i wysoki poziom spotkań
Wybór sali konferencyjnej jest jednym z najistotniejszych czynników podczas organizacji takiego spotkania. Bardzo ważne jest, aby była ona wyposażona w odpowiedni sprzęt IT, audio oraz wideo. W takim pomieszczeniu niezbędny jest stały dostęp do WiFi.
Bardzo dobrym wyborem jest obiekt położony w malowniczej Pszczynie. W miejscowości tej od wielu lat są organizowane profesjonalne szkolenia, konferencje oraz sympozja, dzięki salom konferencyjnym https://bistro70.pl/sale-konferencyjne-pszczyna/.
- rzutnik multimedialny
- ekran oraz flipchart
- nagłośnienie
- zaciemnienie
- wskaźnik laserowy
Do sali przynależy przestronne foyer, w którym wszyscy goście mogą poczuć się swobodnie oraz odpocząć od codziennego chaosu oraz życia w biegu. Każda konferencja zorganizowana w tym lokalu przebiega w przyjaznej atmosferze, a spotkanie na długo zostaje w pamięci wszystkich uczestników.